I dagens verden bliver arkivering stadig vigtigere. Mange før eller senere står over for behovet for at reducere mængden af information, der sendes. Under arbejdet med computeren begynder enhver bruger at tænke på komprimering af mapper og filer. Når de kommer ind i arkivet, mister de en stor del af deres lydstyrke, hvilket gør det nemt at arbejde, skrive dem til flytbare medier eller overføre via forskellige netværk. Arkivering af dokumenter udføres på grund af, at et bestemt sæt tegn erstattes af et eller to tegn. Følgelig sker omvendt udskiftning ved udpakning.
Filarkivering er således en proces med at formindske størrelsen i byte. Brugeren bemærker ikke den aktuelle handling, der arbejder med arkivet som med en almindelig mappe. Men i virkeligheden kan forskellen i volumen være meget anstændig, hvilket især føltes mod baggrunden af tekster og tabeller. De kan reduceres snesevis af gange og taber størstedelen af lydstyrken. Individuelle filer kan imidlertid ikke komprimeres i praksis, da de allerede har gennemgået sådan behandling. Dette gælder selvfølgelig primært for visse formater af musik og billeder.
Den største udnyttelse af filarkivering var, når man sendte over lokale og globale netværk for at reducere belastningen på dem. Transmission i dette tilfælde er meget hurtigere. Desuden har e-mail begrænsninger på mængden af information, der sendes, så datakomprimering kan være meget nyttig her. Det er også ret praktisk, at et stort antal filer vil blive kombineret i et arkiv, som det vil være ret nemt at arbejde. Hele processen styres af et program til arkivering af data. Med det kan du komprimere uden nogen færdigheder.
Takket være programmet arkiveres arkiverne i løbet af få sekunder, men først skal det findes og installeres på computeren. Selvom mange operativsystemer i dag indeholder en arkiver, som giver dig mulighed for at pakke og udpakke visse typer data. Vælg derefter de filer, der er arkiveret. Ved at højreklikke på de valgte filer kan du hurtigt tilføje dem til arkivet. I sidste trin spørger programmet om navn og placering af de komprimerede filer. Udpakning udføres med to klik med venstre museknap på arkivet.
Nogle gange skal du muligvis komprimere filerne ved hjælp af individuelle parametre. Derefter kan disse applikationer give et sæt forskellige indstillinger. For eksempel kan brugeren angive kompressionsforholdet, oprette en adgangskode til arkivet, formatet og lignende. Blandt sådanne funktioner er muligheden for at skabe selvudpakkende og multi-volumen arkiver. Den første af dem har et specielt modul, som det er muligt at udtrække data ved den sædvanlige lancering af applikationen. I dette tilfælde er der ikke behov for en arkiver på den lokale computer. Med hensyn til multi-volume arkiver kan de dele en komprimeret fil i separate dele.