Office Manager - hvem er det? Pligter kontor manager

"Plankton", "managery" - alle disse lidet flatterende definitioner gælder for arbejdet i de kontoransatte. Men det er nytteløst slags arbejde? Office Manager - hvem er det? Hvad er omfanget af sit hverv?

Office Manager - hvem er det?

Kontorchef erhverv er ofte forveksles med sekretæren erhverv. Men forskellen mellem disse to professioner der stadig. Således office manager - hvem er det?

Lederen af kontorarealer er en leder eller administrator. Det regulerer et skrivebord job, at være en vigtig informativ bindeled mellem medarbejdere og overordnede, kunder og medarbejdere mv

De mere aktive aktiviteterne i en organisation, jo større hendes problemer med daglige anliggender og smålige organisatorisk dokumentation. Deres gennemførelse og giver kontor manager.

Han sørger for, at alle nuværende dokumenter, samt ordrer af foresatte var udformet korrekt måde. I dette tilfælde bør den rækkefølge ledelsesteam være rettidig meddeles virksomhedens medarbejdere, bør alle klager fra de besøgende i betragtning, og tilbyde medarbejderne anmeldt til myndighederne.

Således, outsourcing, samt kommunikationsforbindelser i virksomheden dels bæres af kontor ledere.

Arbejdssted og løn

Kontorchef er nødvendig i enhver virksomhed, der har et kontor manager og i det mindste et par medarbejdere. I små organisationer, en liste over de opgaver en sådan specialist er meget mindre end for eksempel i et stort firma. I en stor virksomhed ledere kontor kan være flere, og hver af dem er tildelt deres afdeling.

Det viser sig, at efterspørgslen efter sådanne specialister er ganske høj, og måske vil fortsætte med at vokse. Men det er udsigterne for karriereudvikling stort set ingen. Især hvis, i embedet af ledelsen, den person ikke længere ejer ethvert erhverv.

På grund af det faktum, at gebyrerne ikke er for kompliceret, konkurrencen om et job, på den røde mindst i Rusland, er høj nok - 6 personer pr stillingsopslag. Løn til hovedstaden standarder lave - 27 tusind rubler.

Den kulturelle kapital - St. Petersburg - lønnen for sådanne medarbejdere lavere med omkring 5-7 tusinde, og konkurrencen er flere gange højere. Jo længere til periferien af landet, jo mindre løn og flere ansøgere til stillingen.

De nødvendige personlige egenskaber

Ordrer, der modtages af office manager, kræver normalt presserende og hurtig gennemførelse. Derfor, fra ansøgeren til den ønskede position, først og fremmest, flid, hurtighed og punktlighed. Også vigtigt er en god hukommelse og evnen til at koncentrere sig.

Man, bør den siddende være venlig og omgængelig, fordi i nogle situationer til kunderne det tjener som en repræsentant for virksomheden.

Office Manager skal have kompetent og logisk bygget tale, og hold forretningsetik, da det ofte er tiltrukket af organiseringen af møder og corporate møder.

Nyttig viden, som en god elektriker eller telefonnummer på en tjeneste til levering af måltider, heller ikke blande sig. Efter alt, mange virksomheder bestille på kontoret, samt mæthed personale også overvåget manager.

Nødvendige færdigheder Operations Manager

1. Det første krav til en sådan medarbejder - flydende i en pc og internettet. Hvis der ud over Word og Excel, vil budgiveren ejer Photoshop eller "Office pikcher Manager" - dette er en anden grund til at tage jobbet var hans, ikke en anden.
2. High-speed print. Evnen til hurtigt at skrive tekst - en af de vigtigste for et kontor manager.
3. Færdigheder i administrationen opnået i tidligere undersøgelser er nødvendige, hvis personen er anbragt i en stor virksomhed.
4. Skills kontor. Records Management - en af de vigtigste opgaver af denne type af fagfolk, så uden den grundlæggende viden er uundværlig.
5. Trygge brug af kontorudstyr. Faxmaskiner, printere, scannere - alt dette skal være inden for kompetence et kontor manager.
6. Læsefærdigheder og diplomatisk dialog. Office Manager skal ikke kun kompetent kommunikere, han skulle være i stand til at løse konflikter, hvis det kræves.
7. Fremmedsprog. Den største internationale virksomheder kontorleder skal besidde mindst grundlæggende engelsk.

Generelt jobbeskrivelse

Den pligt kontorleder instruktion er godkendt af den administrerende direktør. Forskellige virksomheder kan variere på nogle punkter, men generelt de vigtigste bestemmelser ikke ændrer sig. Med arbejdsinstruktioner er nødvendige for at komme i nærkontakt, inden kontrakten underskrives beskæftigelse, så du ikke klage over, at udføre visse afgifter er ikke inkluderet i dine planer.

Generelt kan anføres:

• der er ansvarlig for modtagelsen af et kontor manager til at arbejde;
• der har ret til at løslade ham fra embedet;
• der er omfattet af den ansatte;
• som indgiver en kontor manager;
• der udfører hvervet som office manager i hans fravær, etc.

Typisk kontor ledere er omfattet af den almindelige direktør. kurerer er underordnet kontoret administratorer, chauffører, rengøringsassistenter osv

Også i generelle vendinger kan specificeres, som arbejdstageren dygtighed niveau, kan du tage på den beskrevne position.

direkte ansvar

Næste punkt på de opgaver ordineret et kontor manager i en erklæring.

For at genoptage soiskatelstvo jobansøgere ofte udledt i en separat optælling, hvilke opgaver de optrådte på tidligere arbejde på kontoret. Så arbejdsgiveren modtager mere information om ansøgerens kompetencer.

Hvilke elementer kan indgå i de direkte pligter kontorleder?

1. Tilsyn med telefonopkald. Medarbejderen skal besvare indgående opkald, så vidt muligt at svare på spørgsmålene modstandere, samt til at informere myndighederne om de ønskede at viderebringe oplysninger.
2. Tilsyn dokumentation. Opbevaring af dokumenter, overvågning af korrespondance, registrering af ordrer mv - en direkte pligt kontor manager.
3. Reproduktion af dokumenter. På en særlig mission overstyrmand udfører dobbeltarbejde.
4. Udførelse af breve af anmodninger - det vil sige, korrespondance med partnere, kunder eller leverandører efter anmodning fra den nærmeste leder.

Opgaverne i Office manager kan indgå i mindst seks typer af arbejde. Men i hvert af belastningen på specialister i denne kategori fastsættes individuelt.

Rettigheder kontor manager

Enhver instruktion office manager omfatter ikke kun opgaver, men også rettigheder.

1. Videregivelse af oplysninger. For at udføre forskellige opgaver kontor manager har ret til at anmode om mængden af oplysninger, herunder fortrolige oplysninger, som han har brug for.
2. Voicing forbedringsforslag. Hvis organisationen af kontorarbejde behov innovationer eller yderligere ordrer fra generaldirektør, er manager berettiget til at tilbyde dem at komme ind.
3. Kræver passende arbejdsbetingelser. Hvis der ikke kan udføres de opgaver på grund af mangel på nødvendige betingelser, kan kontorleder kræve dem til at skabe.
4. Betjen jurisdiktion. Efter at have studeret jobbeskrivelsen, har medarbejderen ret til at træffe selvstændige beslutninger og give ordrer, men kun inden for rammerne af sin kompetence.

Dette er et groft sæt regler, der har et kontor manager. De kan suppleres eller reduceres, afhængigt af detaljerne i institutionen.

ansvar

Office Manager - en handel, der også involverer et vist ansvar. Dets anvendelsesområde og straffen for krænkelse af retten til at bestemme hver arbejdsgiver individuelt. De mest populære emner, som er ansvarlig, i jobbeskrivelser se sådan ud.

1. For uagtsomhed i deres opgaver. Forsinkelser i udførelse af ordrer og enhver anden uagtsomhed - vin medarbejder, som du skal reagere.
2. Til videregivelse af fortrolige oplysninger. Ansættelseskontrakter og jobbeskrivelser af punkterne på fortroligheden af oplysninger bør læses omhyggeligt. For sin offentliggørelse kan ofte mister deres job.
3. For overtrædelse af kompetencen sfære. Aktioner uden for medarbejderen kompetence, er ikke tilladt.
4. For overtrædelse af arbejdsretlige regler mv Overtrædelse af arbejdsretlige regler, brand og sikkerhed - det er også det ansvarsområde af medarbejderen.

Fordele og ulemper ved faget

Dette erhverv har, ligesom mange andre, en række fordele og ulemper. Så, hvad er det professionelle arbejde føles office manager?

Gæstearbejdere, der arbejder på denne front, bekymring, først og fremmest den høje efterspørgsel efter denne profession: at få nogle erfaringer på dette område, for at finde en højere betalende position er nemt. Disse færdigheder er administrative og økonomiske aktiviteter, som er erhvervet i processen, er relevante i hverdagen. Udover at arbejde som et kontor manager giver dig mulighed for at udvikle dine kommunikationsevner.

Blandt de mangler - den øgede psykologisk stress opleves af medarbejderne, fordi inden for en arbejdsdag skal løse en masse forskellige emner. Hertil kommer, lederne, foruden regelmæssige opgaver, ofte fyldt med kontor ledere personlige anmodninger og yderligere instruktioner.

Hvor lærergerningen?

Office Manager, der er - fremgår af ovenstående. Men hvor du kan lære dette erhverv?

Særlige fakultet, hvilket ville forberede kontor ledere, er ikke på nogen universitet. Men ofte lederen ønsker at denne stilling blev besat af folk med en videregående uddannelse. Hvilken slags uddannelse er det ikke altid vigtigt - det vigtigste, at ansøgeren var en ph.d.-studerende. I provinsbyer for denne position kan tage selv efter 9 års uddannelse. Hver virksomhed beslutter individuelt hvad kontor manager hun havde brug for.

De fleste arbejdsgivere vil være interesseret i andre egenskaber kandidaten:

• Om han arbejdede primært i marken;
• hvor godt ejer en computer;
• hvorvidt gejstlig kender;
• Hvorvidt ejer sprog mv

Du kan ikke ignorere de menneskelige kommunikative færdigheder. Hvis disse indikatorer alle rigtige - chancerne for at få et job stigning.