Hemmelige datastyring: organisation og ledelse regler

Fra nu af den hemmelige journalføring - ikke blot forbeholdt offentlige myndigheder. Dokumenter stemplet hemmeligt i dag har næsten alle større kommerciel organisation. I denne artikel vil du lære alt om en korrekt afvikling af hemmelige dokumenter.

Begrebet hemmeligholdelse i papirarbejde

Enhver arbejdskraft aktivitet, en eller anden måde forbundet med de hemmelige eller fortrolige dokumenter, altid holder en masse vanskeligheder, problemer og risici. Hvad er årsagen? Der er mange grunde, blandt hvilke den vigtigste er banale manglende evne til kompetent arbejde med papirer, der bærer klassifikationsgrad den.

Til en start vil det være nødvendigt at bestemme, at alt er et mysterium. Mysteriet har flere betydninger. Har at tage hensyn til den mest almindelige definition, bør dette begreb fortolkes som en form for oplysninger, som kun er tilgængelig for et begrænset antal ansigt. Mysteriet er ikke skal offentliggøres, skal det holdes hemmeligt. Som regel blev mysteriet snart tabt, og de oplysninger, der stilles til rådighed for et stort antal mennesker. Derfor organiseringen af hemmelige sager bliver overflødig.

hemmeligholdelse

I øjeblikket hemmelighedskræmmeriet har flere grundlæggende typer. Hvis vi taler om en hemmelig kontor arbejde, en eller anden måde forbundet med statsanliggender, hele dokumenterne er opdelt i tre hovedtyper:

• særlig betydning;
• Top Secret;
• tjenestebrug.

Denne klassificering er fastsat ved særlige føderale lov af 21 juli 1993 "om State. Secrets". Hvad er hver af gribbe over?

Klassificeret som "særlig betydning" repræsenterer den højeste grad af hemmeligholdelse. Naturligvis kan en sådan status får langt fra hvert dokument. For eksempel kan betydelig skade til staten eller en hvilken som helst gruppe af mennesker skal anvendes i tilfælde af særlig betydning hals åbning. Det er grunden til den beskyttelse mod denne form for relevante dokumenter.

Klassificeret som "Top Secret" er også tildelt dokumenter, der indeholder en form for statshemmelighed. Streng regulering, når der beskæftiger sig med denne form for papirer i dette tilfælde er kendetegnende.

Stemplet "officielt brug" giver ikke en høj sikkerhedsdokumenter dog alvorligt begrænser deres anvendelse. Denne form for hemmelig papirarbejde installeret, som regel i kommercielle strukturer.

Rækkefølgen af klassificering

Proceduren for at klassificere alle i loven fastlægger også en stat. hemmelighed er nævnt ovenfor. Ifølge dette dokument, i hemmelighed, med forbehold af staten, kan omfatte:

• Oplysninger om det militære område;
• oplysninger om økonomi, teknik eller videnskab;
• om udenrigspolitik eller økonomiske sfærer information;
• oplysninger om kontraspionage, operationelle og efterforskningsmæssige aktivitet af anti-terror politik, og så videre. d.

Hvordan dokumenter skal holdes hemmeligt? Den vigtigste ting at bemærke er tilstedeværelsen af særligt autoriserede eksperter. Personer med særlig ekspertise arbejder for at udvikle sikker opbevaring af visse værdipapirer. Det vælger den mest passende sikkerhed klassificering, i overensstemmelse med, hvor der er yderligere arbejde. Faktisk er den hemmelige registrering - en kæmpe kugle med sine medarbejdere og ledere.

System bestemmelse princip hemmeligholdelse

For den mest kompetente bestemmelse af graden af privatlivets fred skal være periodisk anvendt særlige principper. Den følgende diskussion fokuserer på definitionen af et mysterium i papirarbejde - på systemets principper. Hvad er det?

Det vigtigste element i systemet tilgang - særlig opmærksom på problemet med klassificering som helhed. Dets vigtigste funktion er at holde de to gensidigt påvirkning tendenser: på den ene side, til at forhindre spredning af vigtige oplysninger; på den anden side - for at undgå masse klassificering og deraf følgende problemer.

Hvordan holder hemmeligheden bag kontoret? Der er to primære mekanismer: overdrivelse og underdrivelse af hemmeligholdelse. Overdrivelse indsnævrer markant mulighed for at udveksle de nødvendige oplysninger, reduktion svækker processen.

andre principper

Hvilke andre principper og regler for de hemmelige sager kan skelnes? Ud over de systemer, er det værd at bemærke også objektivitet. Hvad er pointen? Hvis du giver en kort beskrivelse, så det lyder som følger: når der beskæftiger sig med hemmelige dokumenter kan ikke være styret af alle mulige subjektive synspunkter og antagelser. Der skal være et bestemt sæt af regler, hvorefter og vil blive udviklet alle de nødvendige foranstaltninger.

Princippet om optimering - er et andet væsentligt element i det hemmelige kontor. Dets vigtigste fremstød er, at den mindste mængde af data i klassificerede dokumenter - er den bedste og optimale løsning. Overskud oplysninger vil kun forstyrre det nødvendige niveau af sikkerhed.

Princippet periodiske eftersyn er konstant overvågning af de hemmelige dokumenter.

Om ændring af de hemmelige dokumenter

Som allerede nævnt, er graden af hemmeligholdelse af et dokument, bestemt i henhold til en specifik liste over data. Efter klassificeringen af dokumenterne skal klassificeres og sendt til opbevaring. Er det muligt at foretage ændringer i disse dokumenter?

Instruktioner hemmelige kontor arbejde, som omfatter den føderale lov om statens. hemmelighed, løser en række objektive situationer og omstændigheder, hvorunder dokumenter er i varierende grad, op til revision. Det skal dog bemærkes, at fristen for afklassificering eller ændre dokumenter ikke bør overstige 30 år. Undtagelse - beslutning om en særlig tværministeriel kommission. Som det er tilfældet med en klassificering, arbejde for at fjerne eller reducere hemmeligholdelse gjort særlig godkendt af gruppen af personer.

Destruktion af fortrolige dokumenter

Beslutningen om ødelæggelsen af et hemmeligt dokument afhænger af hemmeligholdelse pålagt ham. Hvis halsen med et mærke af særlig betydning eller top hemmelige spørgsmål igen løser det tværministerielle kommission. Hvis det er en forretningshemmelighed, de hemmelige dokumenter fra en enhed, er det nødvendigt at indkalde en særlig kommission af eksperter og ledere. Det vil tage fat på organisatoriske spørgsmål og ledelsen skal give tilladelse.

Ødelæggelsen foregår, som regel bestående af tre eller flere personer. Papir ødelagt med hjælp af specialmaskiner - papir konvertering maskiner. Skal være forsynet med et mærke i de tilmeldingsblanketter, specificerer de regnskabsmæssige dokumentation. Det skal også bemærkes, at ødelæggelsen af fortrolige dokumenter bør ske parallelt med afskaffelsen af den interne opgørelse.

Regler for privat kontor

Den følgende diskussion fokuserer på de hemmelige dokumenter fra virksomheder eller andre kommercielle enheder. Når man arbejder med hemmelige dokumenter nødt til at overveje nogle få grundlæggende regler og krav. Det er værd at fremhæve de vigtigste punkter:

• du skal overholde streng kontrol med adgang af uautoriserede personer til dokumenterne. Vi taler om personalet. Således er den sikkerhed skal etableres gennem en vagt eller sikkerhedstjeneste.
• Det er nødvendigt præcist at bestemme, hvem der har arbejde med hemmelige dokumenter. Derfor bør de give, og særlige beføjelser.
• bør udvikles en klar instruktion (memo) til at arbejde med hemmelige dokumenter. Alt det videre arbejde skal organiseres i nøje overensstemmelse med det.
• Med medarbejdere bør tages hemmeligholdelsesaftale af kommercielle og industrielle hemmeligheder.
• Det bør være en permanent finansielle incitamenter for personer, der har adgang til klassificerede dokumenter. Især skal ethvert hemmeligt kontor arbejde personen være under personlige lederskab af kontrol.

Det er alle de grundlæggende regler, der skal følges, når der beskæftiger sig med fortrolige eller hemmelige dokumenter.

Pligter eksperter på hemmelige dokumenter

Pligter medarbejdere, der har adgang til hemmelige datastyring, ved hver anden virksomhed. Under alle omstændigheder er der ikke sådan noget som standard instruktioner til at arbejde med klassificerede dokumenter. Det er dog stadig muligt at identificere de mest almindelige og fælles punkter, der skal huskes hver medarbejder, der beskæftiger sig med hemmelige papirer. Især er vi taler om det faktum, at:

• Medarbejderen er selv ansvarlig for oplagring, opbevaring eller ændring af dokumenter.
• Medarbejderen skal være på vagt, ansvarlig og opmærksom. Ethvert forsøg på uvedkommende at få adgang til dokumentationen bør stoppes med det samme.
• Medarbejderen skal kende og overholde anvisningerne på, hvordan man arbejder med hemmelige dokumenter.

Derudover skal du understrege, at eksperten er forbudt at gøre. Disse omfatter:

• Indlæg af uautoriserede personer af klassificerede oplysninger;
• fjernelse, transport eller ændre dokumenter uden kendskab til ledelse;
• fortrolige med de dokumenter om spørgsmål, der ikke falder ind under den kompetence, den ansatte;
• destruktion af dokumenter uden kendskab til ledelse.

Udseende af hemmelige dokumenter

Det skal resultere i den mest generelle oplysninger om, hvad der skal se ud som dække af hemmelige dokumenter. Næsten enhver hemmelighed datastyring afdeling konsoliderer følgende regler:

• øverste højre hjørne - sikkerhedsklassificering;
• AFC - opgørelse nummer,
• har dokumenter stemplet perfekt hemmeligholdelse bør være den røde linje fra øverste højre hjørne;
• ark skal nummereres og syet tråd.

Der er naturligvis mange andre krav for denne type værdipapirer. Men øjeblikke nævnt ovenfor vedrører næsten enhver form for hemmelige dokumenter.