Hvad er datastyring og dokumenthåndtering?

Succes afhænger af dens rette organisation. Både ledere og medarbejdere skal være opmærksom på, at en sådan papirarbejde. Hvad er dens funktioner, hvilke typer der er, og hvilke regler der bør tages i betragtning ved tilrettelæggelsen af arbejdsgangen?

Hvad er datastyring

Enhver organisation, uanset ejerforhold og karakteristika, skaber i løbet af erhvervslivet en række papir. Det kan være både ordrer og breve og rapporter. Alle af dem tilhører den organisatoriske og administrative dokumentation.

Office-arbejde - en aktivitet for at oprette dokumenter i organisationen, udført af visse regler og krav. Oftest i virksomhederne afsætte dedikerede medarbejdere, beskæftigelsen i denne sektor. I små virksomheder sekretær funktion kan placeres på næsten enhver medarbejder.

Hvis du forstår essensen af terminologien (hvad papirarbejde), bliver det klart, at oprindelsen af ordet. Dette frem for alt den fiksering på et materiale bærer af officielle oplysninger. I løbet af denne proces skaber organisatoriske og administrative dokumenter, som efterfølgende indleder bestemte handlinger.

Udtrykket "kontorpersonale" dukkede i lang tid, men kun i midten af sidste århundrede, officielt tog form, fastsættes i forordningerne på statsligt niveau.

Office-styring og dokumenthåndtering - hvad er det?

Organisationen kan ikke eksistere uafhængigt af loven. Det er altid en datastyring og dokumentstyring. Hvad er det, hvilke funktioner af overførsel papir, hvordan man kan arrangere dem? Disse spørgsmål er løst af specialister: sekretærer, arkivarer, medarbejdere i personaleafdelingen.

Business-korrespondance indebærer fastsættelse af information på et fysisk medium, oprettelsen af et papir eller elektronisk instrument. På sin base er bygget workflow organisation - marchordre eller et brev fra dens oprettelse til udførelse og sende arkivet eller destruktion.

Med hensyn til det sted, hvor forretningspapirer i forhold til medarbejdere og ledelse af organisationen Dokumentet er opdelt i eksterne og interne. Fra kilden vil afhænge af det videre forløb ordrer, breve.

Internt dokument organisation involverer følgende trin:

• oprettelsen af dokumentet projekt;
• koordinering;
• udkast til dokument signering, idet han sætter dato og registreringsnummer; fra det øjeblik af registrering anses offentliggjort officielt og accepteret til udførelse;
• for at bringe gerningsmændene og overvågning;
• udførelse af ordrer;
• registrering af udførelsen af dokumenter til opbevaring, afhængig af timing og nødvendighed;
• ødelæggelse af forretningsdokumenter med udløbet eller designe dem til arkivering.

Stages ekstern dokument som helhed er ens, men der er nogle forskelle:

• Dokumenter leveret til virksomheden udefra. Dette papir kan være forælder og barn, grene, regler fra myndighederne i de officielle myndigheder, retskendelser breve fra borgere.
• Alle modtagne i organiseringen forretningsdokumenter, der kræves til at gennemgå registreringsproceduren. Det bekræfter, at de er taget under kontrol.
• Det næste skridt er at arbejde med dokumentet, indførelse eller præstationskrav.
• Hvis det er nødvendigt, er et formelt svar gjort.
• Den sidste etape - at trække på lang eller arkivering, og eventuel destruktion.

Hertil kommer, at med hensyn til ledelsen af organisationen er følgende typer af dokumenter:

• opad - fra slave til de Øverste (Kommentarer);
• nedad - fra ledelsen til medarbejderne (ordrer);
• vandret - mellem lige positioner (handlinger, protokoller).

Alle stadier af dokumentet i bevægelse registreres i særlige tidsskrifter. De kan gøres på flere forskellige måder:

• registre over transportdokumenter;
• kortene dokumenter;
• elektronisk dokument er mest udbredt i langt de fleste organisationer.

Funktioner af retssagen

Mange spekulerer på, hvad den juridiske papirarbejde, og hvordan det adskiller sig fra den totale. Retssag - det er en lidt anderledes sæt af dokumenter og bevismateriale. Korrekt oplagring og flytning giver gennemsigtighed i retssystemet. Trial kontorarbejde, i modsætning til organisatorisk kan være frivillig. Den er udført af de autoriserede personer og er strengt kontrolleret. For ham, de lovgivningsmæssige og veldefineret alle trin op til ødelæggelse.

funktioner af sekretæren

De fleste af virksomhedens medarbejdere meget vag idé om, hvad papirarbejde og papirarbejde. Til denne samme Sekretær - erhvervsaktivitet.

Sekretariatet virksomheder udføre grundlæggende funktioner af dokumentstyring. Formen og funktioner i arbejdets tilrettelæggelse journalføring servicevirksomheder er opdelt i disse typer:

• Centrale - alle sekretærerne er i samme afdeling og med forbehold-chief skrivefejl arbejdstager eller Kontorfuldmægtig.
• Decentrale - sekretærer og personale, der udfører deres opgaver, fordelt på dele af organisationen og underlagt forskellige foresatte.
• Blandet - det er mest udbredt i store organisationer.

Funktioner dokumentere selskabet vil direkte afhænge af, hvilken form sekretariatet vedtaget.

Instruktion på kontor-arbejde

Uanset størrelsen og form for ejerskab, i enhver organisation skal være en normativ retsakt regulerer flytning af dokumenter. Hvad er den instruktion om datastyring, og hvordan man kan gøre? Dette spørgsmål er bekymrende, ikke kun til sekretærer, men også blandt de førende.

Instruktion på kontor-arbejde - det er den interne regulering af organisation godkendt af ordre eller instruktion manualer, evig handling. Det præciseres alle stadier af passagen af dokumentet, er listerne over indlæg, hvis underskrift kan godkende officielle dokumenter, der præsenteres design prøver, blanke og former.

journalføring

I små organisationer med et lavt niveau af dokument (mindre end 200 om året) er ingen tvivl om, at denne registrering. Alt er afgjort tvinger medarbejderne selv, eller endda hoved.

Hvis journalføring forpligtelser hverken direkte ansat og ikke præciseres i sin ansættelseskontrakt, er det nødvendigt at udstede et dekret betro deres funktioner. Dette dokument bør detalje at male yderligere opgaver, ansvarsområder og kompensation.

Funktioner personale optegnelser

Hvis din organisation driver en enkelt medarbejder, skal du sørge vil skabe beskæftigelse dokumenter. Spørgsmålet om, hvad HR-outsourcing, er især vigtigt for virksomheder med et mindre antal medarbejdere.

HR-outsourcing - er at sikre den frie bevægelighed for specifikke dokumenter i forbindelse med ansættelse af medarbejdere. Normalt disse opgaver udføres af en særlig enhed - Personaleafdelingen. Deres funktioner omfatter modtagelse, behandling og opbevaring af HR-dokumenter. Herunder behandling af personoplysninger, der er fortrolige.

Personale papirarbejde som regel udført adskilt fra den generelle overholdelse af reglerne for beskyttelse af personlige oplysninger og opbevaring funktioner.

optimering af kontor

På trods af den hurtige udvikling af digitale teknologier, mange organisationer er vanskeligt at optimere arbejdsgangen. Fortsætter med at føre den gammeldags papir korrespondance og gennemføre regelmæssige træstammer.

Det skyldes to faktorer:

• modstandsdygtighed over for innovation virksomhedens ansatte;
• mangel på finansiering.

Ledere skal huske på, at workflow optimering med betydelige investeringer giver en betydelig økonomisk effekt.