Regler for erhvervslivet korrespondance via e-mail. Forretning Brev: prøve. Hvordan at sende en e-mail

I løbet af de seneste ti år har erhvervslivet korrespondance via e-mail opnået enorm popularitet og blev en af de vigtigste metoder til erhvervskommunikation. I dag er det svært at finde en person, der ville i praksis interpersonel kommunikation ikke ville bruge e-mail. På trods af dette, er mange mennesker i dag spekulerer hvordan at sende en e-mail , så alle regler er blevet fulgt? Som med hjælp fra kompetente bogstaver danner modtageren et godt indtryk om afsenderen?

Denne artikel beskriver reglerne for erhvervslivet korrespondance via e-mail, og praktiske råd i denne artikel for at hjælpe lære den korrekte erhvervskommunikation i udarbejdelsen af e-mails.

Mange starter deres arbejdsdag bare for at tjekke postkassen for nye meddelelser. Men desværre, på trods af forekomsten af denne metode til udveksling af oplysninger, mange mennesker ikke ved, hvordan man korrekt brug af sproget i erhvervslivet korrespondance, idet e-mails til en uformel måde at kommunikere.

På grund af den hurtigere levering af e-mails, det letter udveksling af vigtige officielle dokumenter, formularer, programmer, men her mennesker begår fejl, når du sender e-mails. Meget ofte sker det, at i forbindelse med udarbejdelsen af en e-mail-udveksling med nogen filer adressat for eventuelle årsager ikke udgør de ledsagende essays og ikke passer det tema, som kunne vanskeliggøre arbejdet for modtagerne. Formålet med denne artikel for at besvare spørgsmålet: hvordan man sender en e-mail, og overholde alle regler for erhvervslivet skriftlig kommunikation ved hjælp af e-mail?

Ved udarbejdelsen af e-mails skal udfyldes alle felter

Regler for erhvervslivet korrespondance via e-mail kræver afsenderen at udfylde alle felter i e-mailen, såsom adresse og navnet på modtageren og afsenderen. Det må nødvendigvis beskrives som et tema, der kort beskriver essensen af brevet sendt til. Meget ofte korrekt beskrevet af temaet skæbne sendt breve og hastighed til at løse problemet er fastsat heri. Forretningsservice emails bør begynde med en hilsen - denne enkle udtryk for respekt for modtageren er meget vigtigt for al korrespondance. Efter hilsen bør følges op af teksten, som kaldes "kroppen af brevet", og i sidste ende forlod en signatur, for eksempel, "Med venlig hilsen, Brice Peter Ivanovich."

Hilsen i erhvervslivet korrespondance

I dette øjeblik skal vi yderligere skærpe sit fokus, som en gestus af respekt er meget vigtigt i alle aspekter af virksomhedens kommunikation. Optimal hilsen sætning er "Godmorgen" eller "Hej." Forretning korrespondance via e-mail afsender grænser i brugen af udtrykket "God eftermiddag" eller "Godmorgen", som modtageren kan læse brevet længe efter modtagelsen. Det er heller ikke korrekt at anvende i hilsen dagligdags udtryk, der anvendes i afslappet samtale.

Efter den velkomst ord eller sætninger bør gøres til modtageren ved navn og efternavn, som om navnet på afsenderen er ukendt, dette punkt kan springes over. Efter velkomsttale kan gå videre til præsentationen af målet på brevet.

Vedhæftede i erhvervslivet korrespondance via e-mail

Hvis hovedformålet med at skrive ikke blot er skrevet historien og præsentationen af emnet, men også administrationen af filen, er det bedst at holde sig til at sende objekter i første omgang. Det sker ofte, at mange afskibere, på grund af uforsigtighed, skitserer essensen af spørgsmålet i teksten af brevet, glemmer at vedhæfte de nødvendige investeringer. Denne uagtsomhed kan påvirke business omdømme virksomhed som afsender.

E-mail skal være genkendeligt og koncis

business korrespondance via e-mail regler kræver, at afsenderen har en genkendelig e-mail-navn, der skal bære de korrekte oplysninger om afsenderens navn. Meget kortfattet og ikke ser fjollet, officielle breve og appeller, når den elektroniske adresse, der er angivet uformelle udtryk eller ord, for eksempel e-mail «limon_petya». Det ser meget uværdigt for en voksen. For erhvervslivet korrespondance er bedre at oprette en separat e-mailadresse og observere etikette af erhvervslivet korrespondance via e-mail.

Brug af hurtig funktion Svar (respons) på svar tidligere modtaget breve

Svar funktion eller Response (i forkortet form det ligner :) Re hjælper brugeren en hurtig måde at reagere på tidligere sendt til afsenderen af beskeden. Denne funktion har også en universel anvendelse til at læse den tidligere samtale med personen på et givent emne. Men reglerne for erhvervslivet korrespondance via e-mail kræver afsenderen at omdøbe emnet erhvervslivet skriftligt, hvis på tidspunktet for korrespondance diskussion ændres.

Før du sender et forretningsbrev skal korrekturlæsning for stavning og tegnsætning

E-mail gør det nemt at udveksle oplysninger, men business korrespondance bør ikke forsømme reglerne i det russiske sprog, som indrømmede skødesløse fejl kan påvirke troværdigheden af afsenderen. Før du sender en e-mail, bør du se teksten flere gange og tjek grundigt for ofograficheskih og tegnsætning fejl. Mange e-mail-klienter har en stavekontrol funktion, så du bør være opmærksom på de ord, understreget med rødt. Er man i tvivl om den korrekte stavemåde, skal du søge hjælp fra internettet eller kontrollere stavningen ved hjælp af ordbogen.

adressaten felt skal udfyldes i det sidste sving

For at undgå at sende ufærdige eller uredigerede bogstaver i destinationen adressen på en virksomhed brev bør være afsluttet i sidste øjeblik, før du sender. Denne regel er også inkluderet i det grundlæggende i erhvervslivet korrespondance via e-mail. Det sker, at når de udfylder felterne Destination e-mail for at tilbyde en liste over tidligere anvendt af modtageren, er det også bør skærpe deres fokus for ikke at fejlagtigt sende et forretningsbrev udarbejdet af adressaten.

Strukturering et forretningsbrev

Tekst strukturering regler gælder ikke kun papir, men også til reglerne i erhvervslivet korrespondance via e-mail. Det er ikke altid praktisk at modtageren læse store mængder tekstmeddelelser på skærmen. For at forenkle dette punkt bør være at bryde teksten til logisk dannede små stykker og undgå at skrive forretningsbreve sofistikerede tekst forslag. Den optimale længde af en enkelt sætning i en virksomhed brev bør ikke være mere end femten ord.

Essensen af en virksomhed brev bør gives i realiteten

Ud over dette tema af en virksomhed brev, bør en modtager interessere og klart formuleret det første og andet punktum i brødteksten. afsenderens opgave er at præsentere i starten af at skrive problemet eller spørgsmål, som han henvender til modtageren. I første punktum, skal det udpegede formål som sendes til en virksomhed brev. Prøve: "Vi meddele Dem, at vilkårene for ansvar i henhold til kontrakten №45 af 2017/02/01," On sætte bulk materialer ", der kommer til en ende. For at forlænge kontrakten, skal du sende en anden pakke af dokumenter. " Takket være den udpegede mål modtageren er i stand til at forstå den Hovedidéen i en virksomhed brev. Hvis breve er for store tekst, er det bedre at benytte anlægget for at knytte en funktion af investering i form af et tekstdokument, men med en tekstboks bør overlades til den medfølgende essay, der belyser en virksomhed brev. Prøve: "Jeg sender dig til at introducere en elektronisk kopi af skrivelsen af" Mac-operation ". Oplys venligst din beslutning om forlængelse af kontrakten №45 af 2017/02/01, "Om at sætte bulk materialer" i et brev til deadline. "

For alle virksomheder e-mails skal besvares

Der er negative eksempler på business korrespondance, modtageren ignorerer business brev, uanset grunden. Nogle gange kan det faktisk være tilfælde, hvor svaret ikke kan gives på grund af visse situationer, for eksempel, kan udtrykket løsning på problemet tage flere dage eller modtageren er i tænkning og kan ikke umiddelbart svare på spørgsmålet. I dette tilfælde en kort kommentar om sagen, for eksempel, "Hej, bør Peter Ivanovich. Jeg har modtaget dit brev, men i dag har svært ved at svare på, fordi jeg er nødt til at rådføre sig med overordnede. Jeg vil rapportere dit problem til generaldirektøren for vores virksomhed og vil give et officielt svar i slutningen af ugen. Med venlig hilsen Salgschef Belov Ivan Gennadevich. "

Det er værd at huske, at hvis intet svar gives inden for tre arbejdsdage, at det faktum, at tavshed på modtageren business brev kan estimeres som forsømmelse eller afslag kommunikere med afsenderen.

Ved udarbejdelsen af svar Brevet skal besvare alle de spørgsmål,

Hvis brevet er adresseret til en modtager, skal sætte spørgsmålstegn ved karakteren ved udarbejdelsen brevet skal give svar på de spørgsmål til prioriteringen, som er til stede i den resulterende tekst af virksomheden brev. Hvis spørgsmål er blevet spurgt, afsenderen forventer at modtage konkrete svar. Ved udarbejdelsen brevet svar, du bør ikke nummererede, skal du blot udtrykke tanker i orden. For at besvare alle disse spørgsmål, skal du først at genlæse flere gange modtaget et forretningsbrev, og hvis alt for mange spørgsmål, er det bedst at skrive dem hver for sig, for at undgå mangler. Hvis du ikke kan give et svar på nogle af disse spørgsmål, er det nødvendigt at påpege, at i det øjeblik, uanset grunden hertil, ikke kan gives svaret.

Må ikke misbruge de akronymer, emotionelt design og kapitalisere

Der er negative eksempler på business korrespondance, hvor den fortyndes afsendere, ved hjælp af uformelle tegn i form af smil. Deres anvendelse er populært på sociale netværk, men business korrespondance regler ikke velkommen sådanne skærme af følelser, fordi modtageren ikke kan kende deres sande værdi, og acceptere dem som uforståeligt for ham et sæt tegnsætning fejl.

Det er også værd at opgive at skrive teksten med store bogstaver. På internettet et sæt af ord skrevet med store bogstaver kaldes "råbe sætninger" og sådanne fraser ofte bærer en negativ farve. Modtager når du læser e-business brev kan betragtes som en negativ skrifttype, der vil være til skade for opfattelsen af mening. I tilfælde af at en virksomhed brev er nødvendigt at understrege betydningen af et punkt, gøre bedre brug af indledende sætninger, for eksempel "Bemærk, at du har brug for at give en pakke af dokumenter til forlængelsen af kontrakten senest 2017/10/02 år," eller "Bemærk venligst, at dokumenterne forlængelsen af kontrakten skal indsendes før 2017/10/02 år. "

Det er ikke nødvendigt at sende følsomme oplysninger via e-mail

For at sende personlige eller fortrolige oplysninger er bedre at opgive e-mail konti, da der er risiko for aflytning af hackere oplysninger til brug for deres egne formål. Sådanne oplysninger kan omfatte: telefonnumre, adgangskoder af kreditkort, personlige bankkonti mv Det er vigtigt at huske, at oplysningerne er lagret på serveren mail middel og i tilfælde af hacking kan blive stjålet ...

Brevet må nødvendigvis være afsenderens underskrift

Som nævnt tidligere, skal hver sendt e-mail indeholder konkretiseret signatur. Ofte postkasser udviklere introducerede Signatur blok, hvor du kan indtaste dine data om den holdning, navn og kontakt telefonnummer. Efterfølgende vil enheden automatisk blive vist i slutningen af hver e-mail, hvilket vil forenkle skrive. Det er vigtigt at skabe en signatur, at modtageren var i stand til at svare igen med bogstavet for den korrekte adresse til afsenderen. Et eksempel på en signatur kan se sådan ud: "Med venlig hilsen salgschef Petrov Nikolay Aleksandrovich, 79.810 millioner."

Tegning konklusioner, skal det bemærkes, at for at forstå, hvordan man driver forretning korrespondance via e-mail, er det ikke nødvendigt at udvikle yderligere og komplekse elementer. Det skal bare holde sig til de grundlæggende regler for etikette og overholde reglerne i det russiske sprog.