Business process - hvad er det? Design, simulation, optimering af forretningsprocesser

Moderne metoder til virksomhedens ledelse i stigende grad låner udenlandske teknikker og teknologier. Og ikke fordi det er på mode, men fordi det er bekvemt og effektivt. En af disse metoder bryder alt rutinearbejde på elementære komponenter og derefter beskriver i detaljer, fik hver en forretningsproces. Det tager en masse tid, men den udledte ordning gør det muligt at finde og svagheder og alt for oppustet ansvarsområder og opgaver klart. Når bruge tid management kan delegere nogle af sine beføjelser ned ad stigen, hvilket frigør dig selv tid til strategisk planlægning.

Livet efter planen

En anden ting er, at de ansatte i virksomhederne ofte ikke forstår betydningen af denne procedure, og glæder villighed ledelsen at identificere de vigtigste forretningsprocesser. Ikke desto mindre, i stigende grad vi nødt til at forstå modellering og beskrivelse af elementære operationer af hver enhed, og selv medarbejdere. Endnu værre, hvis tilstanden af virksomheden der er medarbejdere, der studerer virksomhedens forretningsprocesser. De uophørligt om noget spørger de, distraheret og ellers griber ind i gennemførelsen af direkte funktionelle ansvar for alle medarbejdere. Hvad skal man gøre?

Lad os starte fra lang afstand. Hver morgen, før de fleste af os en opgave - at komme til arbejde. Til sine vellykkede løsninger har brug for tid til at vågne op, mødes og finde sted i nogle transport (uanset om det er en personlig bil eller en undergrundsbane bil). Dernæst kan hver komponent opdeles i mindre procedurer: For at vågne op til tiden, kan du indstille en alarm, og du kan spørge nogen til at vække dig, osv Uanset afgørelsen metode resultat (rettidig opvågning) er nået ... Men stigningen, de gebyrer og den måde at arbejde forskellige metoder løsninger og slutresultatet. Faktisk kom vi til den første definition.

For hvad det er alt du behøver

Så forretningsproces - en specifik sekvens af enkle handlinger, der transformerer ressourcer til et nyttigt slutprodukt. I vores eksempel på livet, er der tre forskellige processer, der hver især kræver sin egen input information og efter lidt manipulation fører til det ønskede resultat. Gå til selskabet. Uanset din virksomhed i hvert selskab værket er bestemt af den professionelle forhold ansatte: videregivelse af oplysninger, at definitionen af behovet for produktet, analyse af produktion og ressourcer osv Og er det vigtigt at bemærke, at alle de ovenstående har en værdi, hvis tre betingelser er opfyldt ..:

- Oplysninger givet til interesseret i hendes medarbejder;

- dette gøres på det rigtige tidspunkt;

- den form, hvori oplysningerne præsenteres, er ganske enkel og ligetil.

For at opsummere ovenstående kan det hævdes, at forretningsprocessen - er informationsstrømmen, at reagere på tre spørgsmål: hvad, hvor og hvornår. Det er for at arbejdet blev udført jævnt og kontinuerligt, er det nødvendigt at bestemme dets komponenter. I dette tilfælde vil der være dobbeltarbejde, manglende kunstner eller nedetid.

Når en klart defineret forretningsproces, den enkelte medarbejder ophører med at være uundværlig. Husk, hvor mange gange måtte vente, hvor der vil være et hospital (eller vender tilbage fra ferie) nogle af hans kolleger; i dit fravær på telefonen bare ikke op med at ringe, og alle forsøger at finde ud af hvad og hvordan du gør. Og hvis du reagerer på en anmodning om vejledning og gjorde en forholdsvis detaljeret beskrivelse af forretningsprocesser, kan du juble og rolig og slappe af, og nogle gange bare til frokost ...

Med hensyn til de formelle sprog definitioner, vil vi argumentere for, at beskrivelsen af de forretningsprocesser, virksomheden sætter disse mål:

• forstå den overordnede struktur af organisationen og bestemme dynamikken i dets udvikling;
• identificere aktuelle udfordringer og muligheder for at overvinde dem;
• etablere klart for alle deltagere (udviklere, brugere, kunder, etc ...) mål og målsætninger i systemet;
• formulere kravene til den nødvendige software.

Selvfølgelig, af sig selv, beskrivelse af forretningsprocesser er uden interesse. Men her er det for reengineering - den primære opgave. Kun ved at forstå strukturen i forholdet, og den måde, informationsstrømme, kan vi tale om at nytænke den semantiske belastning af både virksomheden og dens enkelte divisioner. Men omlægningen skal udføres for at opnå nogle mål: at forbedre kvaliteten af kundeservice; omkostningsreduktion; giver større frihed i beslutninger kunstnere (reduktion af hensyn til ydeevne af værker) og så videre. d.

simpel klassifikation

Oftest er behov for at beskrive de oplysninger forretningsprocesser vises i virksomheder med funktionel-orienteret struktur. Den omstændighed, at målene for forskellige afdelinger kan være i strid med hinanden. Dette vil ikke blot føre til en reduktion i virksomhedens lønsomhed, men også til dens tab af konkurrenceevne.

Den moderne tilgang til ledelse er i stigende grad en proces i naturen. Alt arbejde betragtes som et bestemt sæt af processer (der hver især består af en eller flere elementære operationer). At formalisere og standardisere tilgang kategorier sådanne processer (klassificering finder sted i forhold til det produkt, værditilvækst):

• grundlæggende - dem, hvorigennem virksomheden modtager indkomst: produktion, markedsføring, levering;
• kontrol - dem, der sætter mål og målsætninger for afdelinger og specifikke kunstnere;
• støtte - dem, der giver produktionsressourcer, men det gør ikke tilføje værdi til det endelige produkt: forberedelse og udvælgelse af personale, finansiel støtte, retsbeskyttelse, osv ...

Udover de allerede nævnte uafhængighed af den menneskelige faktor og forenklet tilpasning af nye medarbejdere, beskrivelse af forretningsprocesser gør det muligt effektivt at styre driftsomkostninger i selskabet.

egenskaber

Nu bliver det klart, at administrationsselskabet ikke blot skal identificere de relaterede informationsstrømme, men klart beskrive alle aktiviteter. Da vi allerede ved, at forretningsprocessen - er en del af det samlede arbejde, der passerer fra én person til en anden (inden din funktionelle enhed eller ej - betyder ikke noget), og derefter gå videre til det faktum, at alt i verden kan være samlet. En professionel aktivitet - i endnu højere grad.

Uanset omfanget af hver forretningsproces kan beskrives med de samme egenskaber.

- Interface - dette er begyndelsen og slutningen af en simpel operation.

- Ejeren - en virksomhed ansat, som ikke kun har de nødvendige ressourcer til at arbejde med, men også planer, analyser, styrer processen; og vigtigst af alt - den er ansvarlig for resultatet.

- Log ind - information meddelelse modtaget i enhver form accepteret i virksomheden, der bestemmer behovet for information og markerer begyndelsen af processen.

- Exit - oplysninger eller materialiseret del af produktet, der forbruges uden for kunstneren klient.

- Kunstner - de ansatte i virksomheden, der beskæftiger sig med samme proces.

- Resources - materialet eller af aktiviteten oplysninger, som ikke ændrer sig under drift (og kun tjener til at omdanne inputinformationen til slutproduktet).

- Kvalitetskontrol - industrien eller interne (lavet af Administrationsselskabet) indikatorer for at bestemme effektiviteten af arbejdet.

Obligatorisk udvælgelse af de elementære processer

Selvfølgelig må ikke alle virksomheder være beskrivelse af forretningsprocesser. Alligevel er der en række sager, som ikke undvære det kedelige. Hvad er de vigtigste:

• Aktivitet af virksomheden er automatiseret. I dette tilfælde er business process diagram oversætter kundernes behov i almindeligt sprog programmør.
• Forbedring af virksomhedens aktiviteter. Ikke kun modernisering af udstyr og teknologier til at hjælpe med at forbedre det endelige produkt; optimering af forretningsprocesser giver mulighed for at identificere de stærke og svage sider af arbejdet og træffe passende styringsløsninger.
• Certificering organisation for internationale standarder (ISO). Oprettet den samme for alle medarbejdere i kvalitetskontrol system.

Hvordan til at indsende en beskrivelse af kundens

Modellering af forretningsprocesser kræver en beskrivelse af hvert punkt. Hvordan man gør det smertefrit for organisationen? De tre vigtigste metoder, der er vedtaget i verden praksis: tekst, grafisk og tabelform.

Tekst beskrivelse involverer alle fremskridt på en enkel og forståelig sekvens. Formen og indholdet kan være enten gratis (hvis du endnu ikke har udviklet internationale eller branchestandarder) og reguleret dokumenter. For eksempel: salgsafdeling transmitterer regnskabsmæssig dokumentation for den periode, i planlægningen afdeling; medarbejdere i planlægningen afdeling til at udføre analytiske arbejde at bestemme fordelingen og dynamik behovet for at foretage justeringer i produktionen; resultatet af planlægningen afdelingen overføres til marketingafdelingen, hvor analysen af årsagerne til væksten (faldende) Salg og m. d.

Grafisk business process diagram gør det muligt at visualisere resultaterne af analytiske arbejde. Ingen grund til at minde om, at den visuelle opfattelse af de oplysninger mest effektivt. Derfor er alle typer diagrammer og diagrammer giver os mulighed for hurtigt at forstå, hvad der sker, og finde den rigtige løsning.

I tilfælde, hvor den vigtigste opgave at reformere aktiviteter - optimering af forretningsprocesser, er det nødvendigt at anvende en tabelform at beskrive dem. Med det lettere at forstå rækkefølgen af trin og retning af informationsstrømmen. Typeskiltet indeholder ikke kun en beskrivelse af funktionen af regulære enheder, men også grafer over indgående og udgående dokumenter, titlen (kan specificeres som en hel enhed, og enkelte medarbejder) og så videre. D.

Hvordan til at beskrive forretningsprocessen

Det er ikke nok til at gennemføre en analyse af forretningsprocesser. Det vigtigste i denne sag er korrekt, men på samme tid og lette beskrivelsen. Til at begynde at formulere navnet på en enkelt proces. Dette vil bidrage til at forstå dens egenskaber, ydeevne og logikken i den samlede kæde af produktionsaktiviteter.

Så skal du angive, hvilke input oplysninger, der kræves for en korrekt udførelse af opgaven, samt listen bestemmelsen ressource. Den optagede sekvens af enkle operationer, hvoraf processen ikke vil gå glip af, og glem ikke noget.

Modellering af forretningsprocesser kan ikke undvære processen ejer og overvågning af sit system implementering. Med henblik herpå skal det bemærkes, i beskrivelsen af de standardvilkår for arbejdsindsats og en liste over de dokumenter, der sendes til følgende link. Hvis du forenkle beskrivelsen skal se sådan ud: "... efter analyse af salget i perioden medarbejder planlægning afdeling den fylder den etablerede formular (tabel), som overfører til marketingafdelingen ..."

En forenklet ordning af beskrivelsen af produktionsprocesserne

Ved udarbejdelsen af beskrivelserne oftest medarbejdere står over for det faktum, at ved ikke, hvordan man verbalt kommunikere indholdet af deres arbejde. Til forretningsprocesser systemet var klar og struktureret, kan du oprette et notat. Det afspejlede de spørgsmål, der skal give et klart og detaljeret svar så meget som muligt. Så hvad er de spørgsmål?

• Hvad? Den beskriver, at specielt lavet i denne operation.
• Hvorfor? Transmitterer drift mål.
• Hvornår? Den bestemmer hvem indleder udførelsen.
• Hvem? Det refererer til specifikke kunstnere.
• Hvordan? Det viser de nødvendige ressourcer.

Business Process Development tyder på, at du kan bruge alle måder at beskrive. Således får du den mest detaljerede arrangement med arbejde. Grafisk udførelsesform vil afsløre forholdet af de funktionelle enheder, og en tekst bord og give indholdet af hver operation. Desværre, automatisering af forretningsprocesser er ikke mulig uden denne tidskrævende forarbejde.

Hvordan til at indsamle oplysninger

I praksis er det kendt mange måder, hvordan at indhente de nødvendige oplysninger. Først skal vi analysere regeldokumenter der styrer virksomhedens medarbejdere. Så bør foretage personlige interviews med hver direkte gerningsmand for at beskrive indholdet af hans arbejde. Endvidere at forfine og afklare kontroversielle spørgsmål, konsulenter, analytikere skal bruge overvåge gennemførelsen af forretningsprocesser.

Hvis en samlet tilgang til at løse problemet, er automatisering af forretningsprocesser ikke synes så kedelig og nytteløs øvelse.

arbejdsgruppe

Og dog, hvis vigtigste opgave for virksomheden - automatisering af forretningsprocesser, og tiltrække ekstern konsulentvirksomhed ledelsen agter ikke at nødvendigvis rejser spørgsmålet: "Hvor skal man begynde?" Det første skridt er en arbejdsgruppe bestående af virksomhedens medarbejdere. Det er ønskeligt, at medlemmer af arbejdsgruppen har gode analytiske evner og evnen til at lytte. Faktisk som allerede nævnt, det meste af arbejdet er at udføre personlige interviews med forretningsprocesser kunstnere.

Dernæst skal du lave et reelt billede af, hvordan systemet. Med hensyn til modernisering af virksomhedens arbejde og bringe overskud til at tale med perfekt omstrukturering er sandsynlig. Derfor er det nødvendigt at fastsætte systemet og informationsstrømmen retning i begyndelsen af optimeringen.

Hvad er i beskrivelsen

For at undgå forvirring og uklarhed i beskrivelsen af forretningsprocesser, eksperter anbefaler brugen af processen kort. Denne standardiserede dokumenter, der tillader at forene alle handlinger uanset indflydelsessfære af kunstneren og kompleksiteten af de beskrevne operationer.

Enhver beskrivelse kan inddeles i følgende komponenter:

• proces samlet form (sædvanligvis en tabel);
• business process kortet (kan præsenteres i nogen form - tekst beskrivelse, en grafisk eller tabel);
• ruter (indgående og udgående strømme af information, ressourcer og økonomi);
• matricer af forskellige forretningsprocesser (tabel samspil mellem forskellige processer, der gør det muligt at tildele primære og sekundære strømme og operationer);
• flowchart (rutediagram over en virksomhed proces);
• detaljeret beskrivelse;
• dokumentere (skabe dokumenter, der bekræfter proces udførelse);
• identificere indikatorer for en forretningsproces (søg ydeevne og indikatorer, som kan styres ikke kun fremskridt, men også kvaliteten);
• forskrifter (med andre ord, jobbeskrivelsen).

indikatorer

Som det er blevet gentagne gange påpeget, skal enhver proces være noget måles. Det er nødvendigt først og fremmest at vurdere effektiviteten af hele virksomheden. Oftest de eksperter anbefaler at teste forretningsprocesser i fire faktorer: tid, omkostninger, kvalitet og kvantitet.

Men business process modeller er dynamiske og varierede. Så det er ofte ikke nok til at evaluere kun hastigheden i udførelsen af arbejdet; du skal tage hensyn til de arbejdsforhold, og enterprise infrastruktur. Derudover kan næsten hele industrien ikke eksistere uden leverandører, finans, logistik og samarbejdspartnere. Dette er også målbare indikatorer.

Og, selvfølgelig, vi må ikke glemme de medier og den menneskelige faktor. Jo større niveau af uddannelse, jo mindre tid det vil tage at gennemgå instruktioner og indtaste oplysningerne.

I hjertet af de fleste af principperne for strukturel analyse og design (SADT - Struktureret Analyse og Design Technique) modellering metode er nu lagt, samt nogle algoritmiske sprog. Du kan tale om eksistensen af flere centrale forretningsprocesser analysemodeller:

- Business Process Modeling - faktisk modellering - afslører den funktionelle aspekt af virksomhedens eksistens.

- Arbejde Flow Modeling - beskriver arbejdsgange og svarer til at tegne diagrammer.

- Data Flow Modeling - i modsætning til den foregående, beskriver en datastrøm (information); Den er designet til at producere en sekvens af operationer.

Shewhart cyklus, Deming

Større forretningsprocesser (1C giver dig mulighed for at adskille dem fra den generelle liste) anbefales at beskrive i et særskilt dokument kaldet "Regler for produktion arbejde." Alt, hvad der er mindre væsentligt i naturen, eller bestå af et lille antal simple operationer, som regel beskrevet i jobbeskrivelser.

Ved udarbejdelsen af reglerne skal tage hensyn til vilkårene for den cyklus af løbende forbedringer af virksomheden (model Shewhart-Deming). Dens bestemmelser hævder, at optimering og forbedring - en endeløs proces. Dvs. der består af sådanne administrative beslutninger har nu styre en ond cirkel: planlægning, udførelse, kontrol, justering.

Ved udarbejdelsen af forordningen bør tage hensyn til de principper, som sikrer overholdelsen model Shewhart-Deming:

1. Beregningen af målene for den næste periode.
2. Analyse af dynamikken i afvigelser og dokumentation for de påståede årsager.
3. Bestemmelse af korrigerende operationer og analysere deres effektivitet.

Udvikling af modellen bør være i overensstemmelse med forretningsregler. Som generelt accepterede regler til fordel for normativ-retsgrundlag i den stat, hvor selskabet opererer. Den anden model er grundlaget for selskabets corporate politik.

Implementering et kvalitetsstyringssystem, er du nødt til at tage sig af udvikling og harmonisering af forretningsprocesser. Som nævnt tidligere i denne artikel - er ikke altid virksomhedens medarbejdere forstår vigtigheden af modernisering i gang. At bringe til den enkelte medarbejder at det er vigtigt at skabe en effektiv model for forretningsprocesser - opgaven med den øverste ledelse.

For det er veletableret og veldesignet system, vil ikke kun lette at komme nu i overensstemmelse med internationale kvalitetsstandarder ISO 9001: 2008, men også i høj grad forbedre effektiviteten af hver medarbejder.

Begge disse faktorer føre virksomheden at øge konkurrenceevnen i markedet, som til gengæld har en gavnlig virkning for både investorer og kunder.