Typer af nomenklaturen for anliggender, deres egenskaber og formål

Organisering af effektiv dokumenthåndtering på virksomheden er umuligt uden at skabe passende betingelser for det. или на бумажных носителях. En af dem fungerer som nomenklaturen for anliggender i elektronisk form eller på papir. Hvis specialisten, hvis aktiviteter er forbundet med de dokumenter, spørger: "Hvad er de typer af nomenklaturen for anliggender", - det skal nøjagtigt kalde dem. Det faktum, at sådanne ansatte er forpligtet til at kende klassificeringen til hurtigt at orientere sig i array dokumentation.

Rækken af sager: koncept, typer, indhold, værdi

Før beskrivelsen rækkefølgen af skabelsen, forstå terminologien. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Typer af sager nomenklatur er kategorier, der er udviklet i den foreskrevne form af systematiske lister over navne på komplekser af dokumenter genereret af virksomheden i løbet af sin aktivitet, der angiver de opbevaringsperioder. De er nødvendige for hurtig søgning af de nødvendige handlinger. hastigheden af transaktioner vil afhænge af omfanget af kvalitet. Listerne bruges til at distribuere og gruppe retsakter implementeret i mappen, etablerede perioder sikre indeksregulering opbevaring. De giver en skabelse henvisning fil og tjene som en kilde af regnskabsoplysninger. , как типовая, примерная, индивидуальная. I praksis er disse typer af anvendte nomenklatur fungerer som en typisk, eksemplarisk individ. Virksomheden er forpligtet til selvstændigt at udvikle en liste under hensyntagen til de særlige forhold i deres aktiviteter.

krav

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. I betragtning af den vifte af typer af sager, deres egenskaber og formål, regler fastlægger reglerne anvendes i deres samling. følger under dannelsen af listerne:

1. Overhold enhed tilgange til regnskab, der beskriver, organisering, søgning og lagring af dokumenter.
2. Brug indeksering. Det giver ændringer, rettelser og tilføjelser til de relevante afsnit af listerne.
3. Styr stabilitet indekser.

Generelle egenskaber

, указанные выше. Lad os kort gennemgå formålet og den række af typer af ovennævnte tilfælde. Individuelle lister er udviklet til en bestemt organisation. De afspejler den dokumentation, der anvendes til dagligdags aktiviteter. I samme branche har tendens til at involvere virksomheder, der bruger den samme type handlinger. номенклатуры дел. For deres forening og grupper ved hjælp af standard nomenklatur og om e anliggender. Sidstnævnte har en anbefaling. дел являются обязательными. Typiske typer af sager nomenklaturer er obligatoriske. De er som regel installeret med et ensartet indeks for virksomheder i hele branchen (systemet). Typisk og eksemplarisk nomenklatur kompileret moderorganisationerne. De tjener som grundlag for dannelsen af individuelle programoversigter for specifikke virksomheder. De til gengæld efter aftale med de højere strukturer. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Typer af nomenklatur anliggender og deres design er drevet af kvalificerede fagfolk. De er tiltrukket af inventar og tilrettelæggelse af arbejdet med dem. Dannet nomenklatur bør koordineres med kontoret og arkiv forretning.

vigtig faktor

Nomenklaturen tingenes skal være til stede ved enhver virksomhed, uanset om eksistensen af en standard eller en opgørelse. For organisationen anses optimal udvikling af den konsoliderede dokument. подразделений. Det omfatter alle former for nomenklatur anliggender afdelinger. En konsolideret liste over aftalt med den passende arkiv. Efter godkendelse, leder i strukturelle enheder overførte udledning sektioner til brug i deres arbejde.

De nærmere af forberedelse

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. For medarbejdere, udvikle tjeklister, er det vigtigt at vide, ikke kun hvad er de forskellige typer af nomenklaturen for anliggender, men også sammensætningen, antallet af dokumenter, der anvendes i virksomheden. I sine aktiviteter, eksperter bruge placeringen af organisationen, strøm og sidste års liste over handlinger, bemanding, klassifikationer, lager, henvises fil og så videre. Ordningen Klassificeringen nomenklatur vil primært afhænge af strukturen i virksomheden. Stor betydning og funktioner, der realiserer organisationen. I denne henseende, da klassifikationskategorier kan fungere som interne afdelinger, og ledelsesopgaver.

dokumenttyper

Rækken af sager bør omfatte alle handlinger, der afspejler aktiviteterne i selskabet. Dokumenter, der bruges af offentlige foreninger er opført på listen over organisationer, som de blev skabt. I nomenklaturen kan være til stede og uafsluttede sager, der kom fra tredjeparts virksomheder til løsninger, henvises fil. Ikke inkluderet på listen over publikationer. Disse omfatter bl.a. omfatte beslutninger samlinger, nyhedsbreve, manualer, fagtidsskrifter, brochurer, skilte og så videre. Medtag ikke udvalget af alfabeter og andre hjælpematerialer, som ikke afspejler de vigtigste retninger i organisationen.

Den generelle rækkefølge

списка разделов и подразделов классификационной схемы. Teksten til nomenklatur af sager sker i form af en liste over afsnit og underafsnit af ordningen klassifikationen. Samtidig angivne overskrifter komplekse dokumenter. Nødvendige oplysninger fra dokumenterne er registreret i form af udsagn. Efterfølgende bliver de brugt i dannelsen af projektets emne. Listen kan vises i form af en tabel. For eksempel:

Nomenklaturen tingenes i Correctional skole type 8

Bestemmelse af sproget til billedtekster

Den udføres efter de fastsatte regler. Især bør de:

1. I den generelle form, præcist afspejler indholdet af sagen, sammensætningen af dokumenter, der er placeret i det, de arter og funktionelle tilbehør.
2. Omfatte bindende elementer anbragt i en klar sekvens:

• Navn på type eller undertype. Dette kan være en korrespondance log, ordrer, protokoller, og så videre.
• Organisationens navn / strukturelle enhed. Der skal indeholde oplysninger om udvikleren / forfatter af dokumentet.
• Navnet på det selskab, som vil blive rettet til, eller hvorfra det er meningen at få handlinger, der er placeret i sagen.
• Kort beskrivelse af dokumenter.
• Navnet på det område, som er forbundet med indholdet af handlinger.
• Periode (dato), hvortil dokumenterne er placeret i sagen. Det giver også oplysninger om tilgængeligheden af kopier.

Virker på ét spørgsmål

Ved formuleringen titlerne på de tilfælde, hvor der findes sådanne papirer, hvis de ikke indebærer udførelse sekvens, ordet "dokumenter", og i slutningen (i parentes) angiver deres hovedtyper. Det kan være de rapporter, planer etc. Formuleringen kan for eksempel være som følger :. "Dokumenter på seminarer om arkiver på virksomheden (liste over anbefalede pædagogiske publikationer, lister)."

korrespondance

Overskrifter tilfælde, hvor det er indeholdt, omfatter passende betegnelse. Efter ordet "korrespondance" indikerer, om, hvad problemet og fra hvem det blev gennemført. I titlen på tilfælde, hvor der er bogstaver homogene korrespondenter, er deres navne ikke givet. I stedet er de angiver en almindelige arter. Ordlyden, for eksempel, kan være dette: "Korrespondance med grene på organisationens årlige rapportering og planlægning." Hvis der er bogstaver i forskellige korrespondenter, er de heller ikke på listen. I dette tilfælde angives kun emnet for kommunikation. For eksempel: "Korrespondance i spørgsmål vedrørende tilpasning af personale" Navnet på en specifik korrespondent angiver kun, når faktisk kun indeholder breve til ham og fra ham.

Dokumenter vedrørende en bestemt lokalitet

Hvis tingene er dannet af sådanne handlinger, titlerne er specificerede navne på de pågældende administrative-territoriale enheder. Det bør tage hensyn til en række nuancer:

1. Hvis indholdet af det af det dokument omfatter flere homogene områder, er deres specifikke navne ikke anført. I dette tilfælde givet deres samlede modelnavn. Ordlyden kunne være: "Dokumenter om organisering af samspillet mellem lederne af forsvar til at bekæmpe terrorisme."
2. Hvis indholdet er relateret til en af den administrative-territoriale enhed, dens navn er angivet i overskriften.

derudover

I de overordnede sager, som vil omfatte planlægningsdokumenter / udsagn omfatter data om den periode, hvor de er sammensat. Dette kan være en fjerdedel eller år, halvår. Titlerne på de tilfælde, der anvendes til at opsummere homogene dokumenter, er det sidste navn er angivet i flertal. For eksempel: "Ordrer om fremme af ansatte i organisationen."

Oprettelse mængder

I tilfælde, hvor det antages, at det vil være dannet af flere dele (for eksempel med en betydelig mængde af dokumentation), først formuleret en fælles header, og derefter (om nødvendigt) - navn for sine dele. Den sidste udførte opdatering funktion. For eksempel: "Memo til 2015", "Volume 1. Notat til 1. halvår 2015". I løbet af dannelse og clearance komplekser overskrifter kan angives dokumenter. Samtidig er det forbudt, at der i dem strømlinet, ikke-specifik formulering. Især er det ikke tilladt at bruge sådanne ord som "anderledes", "generel korrespondance" og så videre. Det anbefales at undgå brugen af komplicerede sving og indledende ord.

strømlining

Det kan gøres på to måder:

1. Under dannelsen af nomenklaturen i hele organisationen til toppen af listen udholde overskrifter på erhvervslivet, herunder organisatoriske og administrative handlinger. Dernæst i faldende rækkefølge af deres betydning for at angive navnene på de andre kategorier (kontraktmæssige, planlægning og rapportering, etc.). Konsolidering af sager i den partition struktur, samt tildelingen af de sidste navne skal være baseret på konkrete og funktionelle forhold handlinger i dem.
2. I dannelsen af en konsolideret liste over navnene på de sektioner vil handle direkte navne divisioner på grundlag af hvilke det er lavet klassifikationssystemer. Navnene er indrettet i overensstemmelse med bemandingen.

definition af termer

Pre-set periode er nødvendig for at sikre organiseringen af regelmæssig overvågning af deres gennemførelse, rettidig tilpasning af storage-tilstande. For eksempel kan den tid variere fra midlertidig til permanent, hvis der er grund til dette. Den fastsatte frist skal være i overensstemmelse med datamodellen (afdelingerne) den liste over dokumenter, der er oprettet under driften af virksomheden. Hvis en sådan liste ikke er tilgængelig, skal du bruge den omtrentlige / typiske nomenklatur. Bestemmelse af opbevaringsperioder kan også udføres i samarbejde med de kompetente myndigheder i de føderale arkiver.

Tildeling indekser

Den udføres for operationel og fejlfri identifikation af sager og dokumenter, der indgår i dem. Indeks repræsenterer et symbol dannet med arabertal. Den kan indbefatte code division med tilføjelse af et løbenummer af huset (med en bindestreg). For eksempel er regnskabsafdelingen tildelt kode 05. Som et dokument, den del af den årlige rapport fortalere åbning. Følgelig tilfældet indeholdende den handling, som en del af den konsoliderede liste er indeks 05-01.