Hvordan man skriver et følgebrev til dokumenterne?

Når tjenesten - især fjern - iværksætter sender normalt et sæt dokumenter. Dette kan være handlinger modtagelse og transmission, følgesedler, fakturaer, korrigerende fakturaer, tilbud. I tilfælde af, at en modpart eller nye værdipapirer særlig stort, er det ønskeligt at sende et følgebrev til dokumenterne. Hvordan til at gøre det, og det punkt?

Liste over bilag

Oftest i arbejdsgangen involveret fakturaer eller kontrakter og forskellige supplerende aftaler til dem. I dette tilfælde, bare nødt til at beskrive i detaljer, hvad der er i pakken, hvor presserende det papir skal sendes til afsenderen, at modtageren har at gøre med dem, og så videre. D. rolle en sådan instruktion og udfører et følgebrev til dokumenterne. I det, for eksempel, kan du angive, at en kopi af kontrakten med sæler og underskrifter af autoriserede personer skal sendes til afsenderen. Hvis produktet er knyttet til fakturaen, skal det understreges, at det skal betales inden for en bestemt periode. Følgebreve er normalt anføre en liste over dokumenter med en liste over programmer og destinationer. Listen skal nummereres, at ved modtagelsen umiddelbart kan kontrolleres for fuldstændighed. Det sker også, at følgebrevet til de dokumenter angiver, at de indeholder for eksempel ændret kontrakten til at fremstille og adskille overdragelse af ophavsrettigheder, men i virkeligheden afsenderen glemmer at vedhæfte disse værdipapirer. Det er derfor, i forberedelsen er nødvendigt for at forene og straks rapportere fejlen til modparten.

Hvordan til at formulere et følgebrev til dokumenterne?

Oftest anvendes til dette formål et særligt mønster. Prøve følgebrev til dokumenterne kan findes direkte i Word, OpenOffice eller nogen af dit valg. Vil kun skal indsætte dine data, angive modtageren og afsenderen - og sende klar. Følgebrevet til dokumenterne uden nogen problemer, kan du lave din egen. Betragtes god tone at takke Dem for Deres samarbejde i første afsnit. For det andet, kan du angive, at "X Organisation Y dirigerer virksomheden følgende dokumenter" (efterfulgt af listen), og "bedt om at underskrive og sende til adressen", "blive behandlet fortroligt," "korrekt, hvis det er nødvendigt" ... Det hele afhænger af den konkrete situation . Men business etikette indebærer klare og gennemsigtige regler i spillet. Din entreprenør skal ikke spekulere på, hvad de skal gøre med produktion af papir, hvis de indeholder den endelige version eller muligheder for diskussion. Alt skal være i sort og hvidt.

grafisk design

Et følgebrev er som regel de første dokumenter Det fanger øjet til modparten. Det bør ikke være lang og langvarig. Er det tilstrækkeligt at pege på en enkelt side, der er en del af et sæt af dokumenter, som afsenderen beder dem om at gøre, og hvor længe, samt den fulde adresse på afsenderen. Det er tilrådeligt at sørge for, at den korrekte modtager er blevet kaldt, for ikke at nævne det faktum, at en fejl i en sådan delikat sag, som forretningsforbindelsen, det kan være meget dyrt. Det er uacceptabelt at sende et følgebrev til en modpart til de dokumenter, der er bestemt for en anden. Det er ønskeligt at designe det på brevpapir, underskrevet og forseglet, mens sidstnævnte krav er valgfrit. Ikke værd at ulejlighed modparten som at læse en lang besked i småt. Derfor bør et følgebrev være skrevet på den mest præcise, letlæselig og præcis.